Projektijuhi roll on tänaseks päris palju muutunud. Esile on astunud uus põlvkond noori spetsialiste, kes suudavad üksi, kasutades tehisintellekti teha ära rohkem, kui varem suutis terve projektimeeskond. Ka projektijuhtimise olemus on muutunud – enamus projekte realiseeritakse väga eriilmeliste meeskondade poolt, kes on kokku pandud erinevate organisatsioonide ja üksuste liikmete vahel, mõnikord asudes ka erinevates riikides, tehes täiel või osalisel määral kaugtööd - ehk siis tegemist on väga agiilsete ja ajutiste meeskondadega.
Muutunud on ka koostöö keskkond – erinevate üksuste inimesed peavad koostöös toime tulema projekti väljakutsetega, kusjuures nende ülesanded, kontoritarkvara ja tegevuste olulisus muutuvad pidevalt. Väga kiiresti on vaja reageerida uutele olukordadele, jooksvalt leida õiged meeskonnaliikmed, leppida kokku sobivad ajad kohtumisteks, veebikoosolekuteks jne. Lausa eluliselt tähtis on teadmine, kuidas ühiselt koostööd korraldada. Projektijuhilt oodatakse, et ta suudab erinevad inimesed ja huvigrupid kiirelt ja tõhusalt koostööd tegema panna.
Bryan Kitch toob oma artiklis: „ 4 best practices for collaborative Project Management“ välja neli kasulikku tegevust meeskondadele, kes töötavad projektidega koostöö põhiselt. Ta võrdleb traditsioonilist projektimeeskonda supermarketiga, kus iga töötaja tegeleb ülesandega, mille on andnud tema ülemus, kuid tal puudub laiem pilt supermarketi strateegilistest suundadest. Koostööpõhises projektijuhtimises, on iga tiim kui partner-supermarket. Kõik teevad koostööd supermarketi tuleviku ja plaanide täitumise suunal. Nii saavad töötajad ja juhid liikuda ühes suunas ja olla osalised supermarketi eesmärkidest, tagades sellega pikas perspektiivis poe edu.
Neli tegevust, mida projektijuht/tiimiliider peaks tegema on:
Anna oma meeskonnale õiged tööriistad.
Selleks, et projekti saadaks edu, on vaja palju suhelda, infot jagada ja teha koostööd. Selleks sobivad mitmed visualiseerimise tarkvarad, tahvlid jne. Visualiseerimine aitab otsuseid langetada, visiooni kohandada, meeskondade vahelist suhtlemist hallata, koosolekutel aega kokku hoida jne. Julgusta inimesi omavahel suhtlema, seda hoolimata rahvusest või asukohast. MS Teams on üks hea platvorm, mille kaudu hoida infot ühes kohas, et see ei läheks kaduma meilide voos. Tähtis on tekitada keskne, jagatud ja läbipaistev infovahetus. Jagage, täiendage ja töötage dokumentidega koos, näiteks Google Workspace abil.
2. Kasuta agiilset lähenemist.
Võta projekt lahti väiksemateks ülesanneteks ja määra erinevad etapid. Agiilse metodoloogia tunnused on ka igapäevased plaanimise- ja kiirkoosolekud ning regulaarsed retrospektiivid.
3. Paranda koostööd meeskonna ühisürituste ja tegevustega.
Usaldus ja partnerlus on need, millele ehitada edukas meeskonna dünaamika. Siin võid katsetada kiirete icebreaker tegevuste, lühiviktoriinide või humoorikate küsimustega enne koosolekut. Selleks planeeri iga koosoleku alguses 5-15 minutit aega, et ka liikmed saaksid omavahel paremini tuttavaks, tekiks vabam õhkkond ja usaldus üksteise vastu.
4. Muuda kommunikatsioon läbipaistvaks.
Läbipaistev suhtlemine ja pidev meeskonna kursis hoidmine aitab luua usaldava ja psühholoogiliselt turvalise keskkonna, mis omakorda aitab kaasa meeskonna tulemuslikule sooritusele. Suurema kogemusega liikmed saavad jagada konstruktiivset tagasisidet noorematele ja uutele liikmetele. Kui teadmisi ja infot läbipaistavalt ei vahendata, tekib oht kaotada fookus ja motivatsioon.
Kokkuvõtteks võib tõdeda, et koostöökorralduse ja koostööpõhise projektijuhtimise võtmeelemendid on jagatud sisu ja kohandatud tööriistad (sobiv tarkvara jne). Igal meeskonnaliikmel peab olema ligipääs ühisele infole. See võimaldab anda omapoolset sisendit ja olla pidevalt projekti muutustega kursis.
Comments